Ein Angebot ist erstellt, der Kunde bestellt. Nun werden Positionen in den Auftrag übernommen, Lieferinformationen ergänzt und später die Rechnung geschrieben.
Werden dieselben Angaben mehrfach von Hand erfasst, kostet das Zeit. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Preise, Mengen oder Adressen voneinander abweichen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich, diesen Ablauf genauer anzusehen.
Vier Fragen für den Praxischeck
- Sind Kunden, Artikel, Preise und Zahlungsbedingungen aktuell und eindeutig gepflegt?
- Werden vorhandene Daten vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung weiterverwendet?
- Ist klar, wer Änderungen erfasst und wie die nächsten Bearbeiter davon erfahren?
- Welche Informationen werden zwischen ERP, Shop oder anderen Anwendungen noch von Hand übertragen?
Nicht jede zusätzliche Eingabe ist überflüssig: Eine geänderte Liefermenge muss beispielsweise erfasst werden. Entscheidend ist, vorhandene Informationen dort weiterzuverwenden, wo es sinnvoll ist.
Tipp für die Praxis
Nehmen Sie einen abgeschlossenen Auftrag und verfolgen Sie ihn vom Angebot bis zur Rechnung. Markieren Sie, wo Daten erneut eingegeben, kopiert oder nachgefragt wurden. So erkennen Sie konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen. Ob und wie sie sich umsetzen lassen, hängt vom System, den Modulen und der Einrichtung ab.
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