„Der Notfallplan liegt auf dem Server.“ Dumm nur, wenn genau der gerade ausgefallen ist.
Stellen Sie sich einen gewöhnlichen Arbeitstag vor: Die Warenwirtschaft startet nicht. Im Vertrieb klingelt das Telefon. Die Buchhaltung kommt nicht an ihre Unterlagen. Und die Person, die normalerweise alles weiß, ist im Urlaub. Ein erfundenes Szenario, aber eine sehr konkrete Frage für jedes Unternehmen: Wer macht jetzt was?
Ein IT-Notfallplan soll in dieser Situation Orientierung geben. Dafür muss er verständlich, aktuell und auch dann erreichbar sein, wenn die gewohnten Systeme nicht funktionieren.
Die erste Seite muss im Ernstfall helfen
Beginnen Sie mit einer kurzen Übersicht, die Geschäftsführung und Mitarbeitende tatsächlich nutzen können:
- Alarmieren: Wer nimmt Störungen entgegen? Wie sind die verantwortliche Person, ihre Vertretung und der IT-Dienstleister erreichbar?
- Entscheiden: Wer koordiniert den Vorfall, entscheidet über Ersatzabläufe und gibt Informationen nach außen frei?
- Priorisieren: Welche Geschäftsprozesse müssen zuerst wieder funktionieren? Was darf vorübergehend warten?
- Kommunizieren: Wie verständigt sich das Team, wenn E-Mail, Telefonanlage oder Firmenchat ausfallen?
- Dokumentieren: Wo werden Beobachtungen, Uhrzeiten, Entscheidungen und Ansprechpartner festgehalten?
Technische Anweisungen gehören in abgestimmte Ablaufpläne für die zuständigen Fachleute. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie einen Verdacht melden und welche eigenmächtigen Eingriffe sie vermeiden sollen. Bei einem möglichen Angriff kann unkoordiniertes Neustarten oder Zurücksetzen wichtige Spuren vernichten.
Erreichbar, ohne offen herumzuliegen
Eine geschützte, aktuelle Offline-Kopie kann helfen. Legen Sie fest, wer sie erhält und wo sie im Notfall verfügbar ist. Denken Sie dabei an einen Ausfall des Büros ebenso wie an einen Ausfall des Servers.
Passwörter gehören nicht ungeschützt in einen allgemein zugänglichen Ordner. Beschreiben Sie stattdessen einen kontrollierten Notzugriff auf erforderliche Zugangsdaten. Zuständigkeiten, Berechtigungen und die regelmäßige Prüfung dieses Zugriffs müssen klar sein.
Die Probe findet statt, bevor es ernst wird
Setzen Sie Geschäftsführung, IT und eine Vertretung aus einem wichtigen Fachbereich zusammen. Spielen Sie einen Ausfall auf dem Papier durch: Die Warenwirtschaft ist nicht erreichbar, E-Mail fällt ebenfalls aus. Wer ruft wen an? Welche Aufträge können trotzdem bearbeitet werden? Wo fehlen Informationen?
Für diese Übung müssen Sie keine produktiven Systeme abschalten. Halten Sie die Lücken fest, vergeben Sie Verantwortlichkeiten und aktualisieren Sie den Plan. Wiederholen Sie die Übung nach wichtigen Änderungen und in einem festgelegten Rhythmus.
Eine Frage für Ihr nächstes Teamgespräch
„Wenn morgen unsere IT ausfällt: Können zwei Personen unabhängig voneinander unseren Notfallplan finden und die ersten Schritte erklären?“
Wenn die Antwort unsicher ist, haben Sie einen guten ersten Ansatzpunkt. Ein Plan verhindert nicht jeden Vorfall. Er kann aber helfen, Zeitverlust, Missverständnisse und unkoordinierte Entscheidungen zu reduzieren.
Vom Wissen zur Vorbereitung
Der Leitfaden „IT-Sicherheit im Mittelstand“ von Martin Schlaak richtet sich an Entscheider, die Risiken einordnen und Maßnahmen im Unternehmen voranbringen möchten. Das separat erhältliche Workbook unterstützt die Umsetzung mit Arbeitsblättern und Checklisten.
Sie möchten die Zuständigkeiten und Abläufe in Ihrem Unternehmen besprechen? Sprechen Sie mit msv über Ihre Notfallvorbereitung. Mehr zu unserer Unterstützung finden Sie unter IT-Betreuung und Beratung.